Si alguna vez te has preguntado ¿Por qué habría de tener un audio para conmutador con una voz profesional?, la respuesta es muy sencilla y es simplemente, al igual que cuando alguien visita físicamente tu negocio, la persona que los atiende al llegar y provee indicaciones o brinda un servicio, es la primera impresión que da tu empresa; cuando los contactan por teléfono ese audio de bienvenida o de espera ya tuvo un gran peso en lo que pensarán de ti, de tu empresa y de su profesionalismo.
Es decir, el audio en tu conmutador es básicamente una carta de presentación, entre mejor elaborada, mucho mejor la imagen que presentas a tus clientes o visitantes (público). Y además, podría decirse que es parte del servicio al cliente; es por eso que contar con un buen mensaje grabado con una voz profesional y con excelente calidad, es clave para la imagen de tu empresa.
Solo piénsalo: a nadie le gusta que lo dejen esperando en el teléfono con música aburrida o con la voz de un robot hablando, esta espera que aunque es recomendable sea corta, no tiene que ser aburrida ni desesperante. Si no al contrario, puedes sacar provecho de ese momento en donde tienes a tu cliente cautivo para darle a conocer las mejoras de tu empresa, los servicios que ofrecen, el nuevo sitio web que tienen, puedes hacer una sección de ¿Sabías que…? o por ejemplo, ofrecerle un promociones, un mensaje especial en el día de las madres o Navidad o quizá simplemente darle las gracias por su llamada y la espera y que notificarle que un especialista lo atenderá a la brevedad.
Ahora bien, en algún momento te ha pasado que llamas a algún lugar y te encuentras con empresas que tienen muchas áreas u opciones de marcación. Si tu empresa es una de ellas asegúrate de crear una guía de bienvenida para tu conmutador bien desarrollada y ágil para los usuarios. ¡Hazles rápido y ameno el momento!
Pero eso sí, sin importar el tamaño el tu empresa un mensaje de bienvenida, un mensaje en espera, un menú de extensiones y un mensaje fuera de horario de servicio, hacen sin duda la diferencia para quien llama; en primer lugar para asegurarse de que marcaron al sitio correcto.
Como mencioné anteriormente, la grabación de tu mensaje de conmutador es parte fundamental del servicio al cliente de tu empresa, por lo tanto, aunque tu empresa sea pequeña, hazla ver como profesional y genera confianza en tus clientes.
Algunos aspectos a considerar al momento de hacer tu grabación:
- Asegúrate de elegir al locutor o locutora que transmita la personalidad de tu marca
- Cuida muy bien que la música de fondo sea agradable al oido y que el volume sea adecuado.
- No permitas que tu secretaria o alguien interno sin experiencia grabe tu mensaje, eso afectará mucho la calidad de tus audios.
- Elige un conmutador que te permita inserter audios en buena calidad y que al momento de grabarlos el locator lo haga en un studio professional.
Recuerda que no se trata de sorprender a tus clientes con un audiolibro en cada llamada, sé conciso en el guion para tu mensaje. Menciona puntos específicos que sean importantes para ellos o para ti que se den a conocer y listo.
Te deseo mucha suerte en este proceso, es momento de tomar el lápiz y afinar muy bien el oído para elegir el guion y la voz adecuada para tu grabación.